ENFOQUE ESTRUCTURALISTA DE LA ADMINISTRACION.

MODELO BUROCRATICO DE ORGANIZACIÓN

INTRODUCCIÓN.

A comienzos del siglo XX, el sociólogo alemán Max Weber publicó una bibliografía acerca de las grandes organizaciones de su época, a las que denominó burocracias, y consideró el siglo XX como el siglo de las burocracias, pues creía que éstas eran las organizaciones características de una nueva época, plena de nuevos valores y nuevas exigencias. Las burocracias surgieron después de la era victoriana debido a la necesidad de orden y precisión sentida por las organizaciones y las exigencias de los trabajadores de un trato justo e imparcial. El modelo burocrático de organización surgió como reacción en contra de la crueldad, el nepotismo y los juicios tendenciosos y parcializados, típicos de las prácticas administrativas inhumanas e injustas de comienzos de la Revolución Industrial. Aunque tenga sus raíces en la Antigüedad histórica, la burocracia fue una invención social perfeccionada durante la Revolución Industrial, con la finalidad de organizar en detalle las actividades de las empresas y dirigirlas con la mayor eficiencia posible. La forma burocrática de administración se difundió rápidamente en todos los tipos de organizaciones humanas, como empresas fabriles, empresas de prestación de servicios, oficinas públicas y entidades gubernamentales, organizaciones educativas, militares, religiosas, filantrópicas, etc.  Ante la aparición de las burocracias, su crecimiento y proliferación, la teoría administrativa -hasta entonces eminentemente introspectiva y orientada sólo hacia los fenómenos internos de la organización- obtuvo una nueva dimensión a través del enfoque estructuralista: además del enfoque intraorganizacional, surgió el enfoque interorganizacional. La visión estrecha y limitada de los aspectos internos de la organización se amplió y fue sustituida por una visión más general que involucró la organización y sus relaciones con otras organizaciones dentro de una sociedad más extensa. A partir de allí, el enfoque estructuralista se impone en definitiva sobre el enfoque clásico y el enfoque de las relaciones humanas. Aunque predomine el énfasis en la estructura, la visión teórica abarca nuevas dimensiones y nuevas variables.

                                                                                                          

ORÍGENES DE LA TEORÍA DE LA BUROCRACIA.

La teoría de la burocracia surgió de la teoría general de la administración hacia la década de 1940, cuando la teoría clásica y la teoría de las relaciones humanas luchaban entre sí por la conquista de espacio en la teoría administrativa pero ya presentaban señales de obsolescencia para su época, debido a las siguientes circunstancias:

·         Fragilidad y parcialidad de la teoría clásica y de la teoría de las relaciones humanas, para presentar un enfoque global, integrado y totalizador de los problemas organizacionales.

·         Era necesario encontrar un modelo de organización racional (es decir, la adecuación de los medios a los objetivos (fines)), aplicable no sólo  a la fábrica, sino a todas las formas de organización humana, y en especial a las empresas.

·         El creciente tamaño de las empresas exigía modelos organizacionales mejor definidos.

·         El resurgimiento de  la sociología de la burocracia, a partir del descubrimiento de los trabajos de su creador Max Weber, quien consideraba que se le podía pagar a un hombre para que actuara y se comportara de manera predeterminada, a quien debía explicársele la actividad a realizar, sin permitir por ningún momento que sus emociones interfirieran en su desempeño. La sociología de la burocracia propusieron este modelo de organización, y los administradores no tardaron en aplicarlo a sus empresa.  A partir de aquí surge la teoría de la burocracia en la administración.

ORÍGENES DE LA BUROCRACIA.

Aunque los orígenes de la burocracia se remontan a la antigüedad histórica, la burocracia, el capitalismo y las ciencias modernas, constituyen las tres formas de racionalidad que surgieron de cambios religiosos ocurridos inicialmente en los países protestantes. Estas tres formas de racionalidad se apoyaron en cambios religiosos.  Weber no consideró la burocracia como un sistema social, sino como un tipo de poder.  Para comprender mejor la burocracia, estudió los tipos de sociedad y los tipos de autoridad.

TIPOS DE SOCIEDAD Y TIPOS DE AUTORIDAD POR SOCIEDAD.

Según Weber cada tipo de sociedad corresponde un tipo de autoridad.

Tipos de sociedad

Tipos de autoridad

1. Sociedad tradicional, en la que predominan características patriarcales y hereditarias: la familia, el clan, la sociedad medieval

Autoridad tradicional, el dominio patriarcal del padre de familia, del jefe de clan y el despotismo real representan el tipo más puro de autoridad tradicional.  El líder tradicional es el señor que manda, en virtud de su condición de herederos o sucesor.  Aunque sus ordenes sean personales y arbitrarias, sus límites los fijan las costumbres y los hábitos, y sus súbditos obedecen por respeto a su estatus tradicional. Se basa en un aparato administrativo para garantizar su supervivencia, que son la forma hereditaria y la forma feudal.

Tipos de sociedad	Tipos de autoridad
2. Sociedad carismática, en la cual priman características místicas, arbitrarias y personalistas: los grupos revolucionarios, los partidos políticos, las naciones en revolución, etc.	Autoridad carismática, el líder se impone por ser alguien fuera de lo común, que posee habilidades mágicas, da muestras de heroísmo o tiene poder de persuasión, que no proviene de su posición o jerarquía.  Es una autoridad basada en la devoción afectiva y las emociones que despierte en sus seguidores.  El personal administrativo se escoge por la devoción, autenticidad y confiabilidad del subordinado.  Si el subordinado deja de merecer la confianza del líder, es sustituido por otro mas confiable.  De allí la inconstancia e inestabilidad del aparato administrativo en la dominación carismática.
Sociedad legal, racional o burocrática, en las que predominan las normas impersonales y la racionalidad en la selección de  los medios y los fines: las grandes empresas, los estados modernos, los ejércitos, etc.	Autoridad racional, legal o burocrática, los subordinados aceptan que las órdenes de los superiores son justificadas porque concuerdan con un conjunto de preceptos o normas que consideran legítimos, y de los cuales se deriva el poder.  El grupo gobernante elegido ejerce autoridad sobre los subordinados, de acuerdo con ciertas normas y leyes. La legitimidad del poder racional y legal se basa en normas legales racionalmente definidas.  En la dominación legal, la creencia en la justicia de la ley es el fundamento de la legitimación. El aparato administrativo que corresponde a la dominación legal es la burocracia y su fundamento son la leyes y el orden legal.

CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA SEGÚN WEBER.

El modelo burocrático de Max Weber,  fue profundamente estudiado y analizado en todas sus características, en busca de inspiración para formular una nueva teoría administrativa. Las características estudiadas fueron las siguientes:

·         Carácter legal de las normas y reglamentos. La burocracia es una organización unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito.  En otras palabra, se basa en una serie de legislación propia ( como la Constitución  del estado, los estatutos de la empresas privadas, etc) que define por anticipado como deberá funcionar la organización burocrática.

·         Carácter formal de las comunicaciones.  La burocracia es una organización unida por comunicaciones escritas. Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito. De ahí el carácter formal de la burocracia.

·         Carácter racional y división del trabajo. Existe una división sistemática del trabajo, del derecho y del poder, que establece atribuciones de cada participantes, los medios para implementar las normas y las condiciones necesarias.  Cada participante desempeña un cargo específico, cumple funciones específicas y tienen su campo específico de competencia y responsabilidad.

·         Impersonalidad en las relaciones. La distribución de actividades es impersonal, es decir, se desarrolla en términos de cargos y funciones, y no de las personas involucradas.  La administración no considera las personas como tales, sino como individuos que desempeñan cargos y cumplen funciones.

·         Jerarquía de la autoridad. La burocracia establece los cargos según el principio de jerarquía.  Cada cargo inferior debe estar bajo control y la supervisión de uno superior.  Ningún cargo queda sin control o supervisión. De ahí la necesidad de la jerarquía de la autoridad para fijar las jefaturas en los diversos niveles de autoridad, los cuales constituyen la estructura jerárquica de la organización.  La autoridad –poder de control resultante de una posición reconocida- es inherente al cargo y no al individuo especifico que lo desempeña de modo oficial.

·         Rutinas y procedimientos estandarizados. La burocracia fija reglas y normas técnicas para el desempeño de cada cargo.  Quien desempeña un cargo –el funcionario- no puede hacer lo que quiera, sino lo que a burocracia le impone.  Las reglas y normas técnicas regulan la conducta de quien ocupa cada cargo, cuyas actividades deben ejecutarse de acuerdo con las rutinas y procedimientos.

·         Competencia técnica y meritocracia.  La burocracia basa la selección de las personas en el mérito y la competencia técnica, y no en preferencias personales. La admisión, transferencia y promoción de funcionarios se fundamenta en criterios de evaluación y clasificación válidos para toda la organización, y no en méritos particulares y arbitrarios.  Estoa criterios son universales son racionales y tienen en cuenta la competencia, el mérito y la capacidad de del funcionario respecto del cargo o función considerados. De allí la necesidad de exámenes, concursos, pruebas y títulos para la admisión y el ascenso de funcionarios.

·         Especialización de la administración.  Con la burocracia surge el profesional que se especializa en dirigir la organización y se produce el retiro gradual del capitalista de la gestión de negocio, diversificando a cambio sus inversiones financieras.  El funcionario no puede vender, comprar ni heredar su posición o su cargo, y estos no pueden ser de su propiedad ni formar parte de su patrimonio privado.

·         Profesionalización de los participantes. Cada funcionario de la burocracia es un profesional, por las siguientes razones: es un especialista (especializado en las actividades de su cargo) es asalariado (al participar en la organización, reciben salarios correspondientes al cargo que ocupan) ocupa un cargo (esta actividad es su principal función en la organización y le absorbe todo su tiempo), es nominado por un superior jerárquico (el funcionario es un profesional seleccionado y escogido por su competencia y capacidad, contratado, evaluado, ascendido o despedido de la organización por su superior jerárquico), su mandato es por tiempo indeterminado (cuando un funcionario ocupa un cargo dentro de la burocracia, su tiempo de permanencia en ese cargo es indefinido e indeterminado, no porque el cargo sea vitalicio, sino porque no existe una norma o regla que determine previamente su tiempo de permanencia, ya sea en el cargo, ya sea en la organización), hace carrera dentro de la organización (si un funcionario demuestra méritos, capacidad y competencia, puede ser promovido a otros cargos superiores, ya que es un profesional que trabaja para hacer carrera a lo largo de su vida), no tiene la propiedad de los medios de producción y administración (el administrador conduce la organización, pero no es propietario de los medios de producción; el empleado utiliza las máquinas y equipos, pero no es dueño de ellos) y es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa (el funcionario defiende los intereses del cargo y la organización).

·         Completa previsión del funcionamiento. Este modelo parte de la suposición de que el comportamiento de los miembros de la organización es perfectamente previsible: todos los funcionarios deberán comportarse de acuerdo con las normas y reglamentos de la organización para que ésta alcance la máxima eficiencia posible.

 

VENTAJAS DE LA BUROCRACIA.

El modelo weberiano ofrecía varias ventajas, ya que el éxito de las burocracias en nuestra sociedad se debe a innumerables causas. Con todo, la racionalidad burocrática, el desconocimiento de las personas que participan en la organización y los propios dilemas de la burocracia, señalados por Weber, constituyen problemas que este tipo de organización no consiguió resolver de modo adecuado.

Según Weber compara los mecanismos de la burocracia con otras organizaciones es lo mismo que comparar la producción de la máquina con otros modos no mecánicos de producción. Para Weber las ventajas de la democracia son:

·         Racionalidad en relación al logros de los objetivos de la organización.

·         Precisión en la definición del cargo y de la operación, por el conocimiento exacto de los deberes.

·         Rapidez en las decisiones, pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quién debe hacerlo.

·         Interpretación unívoca garantizada por la reglamentación específica y escrita.

·         Uniformidad de rutinas y procedimientos, que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito.

·         Continuidad de la organización mediante la sustitución del personal que se retira.

·         Reducción de la fricción entre las personas, pues cada funcionario conoce aquello que se exige de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y la de los demás.

·         Coherencia, pues los mismos tipo de decisión deben tomarse en la misma circunstancias.

·         Subordinación de los más nuevos a los más antiguos, de modo bien riguroso y conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los niveles inferiores.

·         Confiabilidad, pues al conducir el negocio de acuerdo a las reglas conocida, un gran número de casos similares se tratan metódicamente de la misma manera.

·         Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización, pues se formaliza la jerarquía, se divide el trabajo, se evita el nepotismo, y las condiciones de trabajo favorecen la moralidad económica, lo cual dificulta la corrupción.

RACIONALIDAD BUROCRÁTICA.

El concepto de racionalidad se halla muy ligado al de burocracia. Una organización es  racional si escoge los medios más eficientes para la consecución de las metas.  De este modo, el hecho de que una organización sea racional no implica, necesariamente, que sus miembros actúen con racionalidad en lo que concierne a sus propias metas y aspiraciones.  Por el contrario, cuánto más racional y burocrática se vuelve una organización, los miembros individuales se convierten más en simples engranajes de una máquina, que ignoran el propósito y el significado de su comportamiento. Este es el tipo de racionalidad denomina funcional, que –según Weber- se alcanza mediante la elaboración de reglas basadas en el conocimiento científico que sirven para dirigir –partiendo desde arriba- todo el comportamiento en función de la eficiencia.  Esta concepción de racionalidad es la base de la teoría de la administración científica, que busca el descubrimiento y aplicación de la mejor manera de realizar un trabajo industrial.

DILEMAS DE LA BUROCRACIA.

El propio Weber notó la fragilidad de la estructura burocrática, que enfrenta un dilema típico: por un lado, existen presiones constantes de fuerzas externas para obligar al burócrata a seguir normas diferentes de las de la organización; y por otro, el compromiso de los subordinados con las reglas burocráticas tienden a debilitarse gradualmente.  Para ser eficiente, la organización requiere un tipo especial de legitimidad, racionalidad, disciplina y limitación en sus alcances.

DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA.

Merton diagnóstico y caracterizó las disfunciones del modelo burocrático weberiano y notó que, en vez de llevar a la máxima eficiencia, tales disfunciones llevaban a la ineficiencia de la organización.

Merton llamó disfunciones de la burocracia a las anomalías e imperfecciones en el funcionamiento de ésta.  Cada disfunción es el resultado de algún desvió o exageración de una de las características del modelo burocrático explicado por Weber.  Cada disfunción es una consecuencia no prevista por el modelo weberiano.

Las disfunciones de la burocracia son básicamente las siguientes:

§  interiorización de las normas y apego extremo a los reglamentos (el burócrata se vuelve un especialista, no por conocer sus tareas, sino por conocer perfectamente las normas y los reglamentos propios de su cargo o función.  Los reglamentos dejan de ser medios y pasan a ser los principales objetivos del burócrata);

§  formalismo y papeleo excesivo (la necesidad de documentar y formalizar las comunicaciones dentro de la burocracia, a fin de que todo pueda ser debidamente certificado por escrito, puede conducir al exceso de formalismo, de documentación y, en consecuencia, de papeleo);

§  resistencia la cambio (al seguir las normas y reglamentos impuestos por la burocracia, el funcionario se vuelve un ejecutor de rutinas y procedimientos, que llega a dominar con el correr del tiempo. Cuando surge alguna posibilidad de cambio dentro de la organización, el funcionario tiende a interpretarlo como algo que él desconoce y, por tanto, representa peligro para su seguridad y tranquilidad),

§  Despersonalidad de las relaciones (Una de las característica de la burocracia es la despersonalización de las relaciones entre los funcionarios, pues hace énfasis en los cargos y no en las personas que los ocupan);

§  jerarquización como base del proceso decisorio (la burocracia se sustenta en una rígida jerarquización de la autoridad. Por tanto, quien toma decisiones en cualquier situación será aquel que posea la más elevada categoría jerárquica, independientemente de su conocimiento sobre el asunto),

§  conformidad extrema con rutinas y procedimientos (esta conformidad extrema con las normas y los reglamentos, con las rutinas y los procedimientos conduce a una rigidez en el comportamiento del burócrata, pues el funcionario pasa a ejecutar sólo lo establecido en las normas, en los reglamentos, en las rutinas y procedimientos impuestos por la organización. Así, ésta pierde toda su flexibilidad, puesto que el funcionario se limita al desempeño mínimo; así mismo, pierde la iniciativa, la creatividad y la innovación);

§  exhibición de símbolos de autoridad (como la burocracia destaca la jerarquía de la autoridad, es necesario crear un sistema que muestre a todos quiénes tienen el poder. De allí surge la tendencia a utilizar símbolos o señales de estatus que indican la posición jerárquica de los funcionarios: uniformes, localización de la oficina, del baño, del estacionamiento, de la cafetería, el tipo de escritorio, etc) y 

§  dificultad en la atención a los clientes y conflictos con el público (el funcionario se orienta de modo exclusivo hacia el interior de la organización: a sus normas y reglamentos internos, a sus rutinas y procedimientos, al superior jerárquico que evalúa su desempeño. En general, esa actuación orientada hacia la organización lo lleva a crear conflictos con la clientela. Todos los clientes son atendidos de manera estandarizada, de acuerdo con los reglamentos y rutinas internos, lo cual hace que se los clientes se enojen ante la poca atención que se les presta y la descortesía con que se les trata cuando exponen sus problemas particulares y personales).

Las causas de las disfunciones de la burocracia residen básicamente en el hecho de que ésta no tiene en cuenta la llamada organización informal –que existe en cualquier tipo de organización- ni se preocupa por la variabilidad humana (diferencias individuales entre las personas), que necesariamente introduce variaciones en el desempeño de las actividades organizacionales.  Debido a la exigencia de control que orienta toda la actividad organizacional, surgen las consecuencias imprevistas de la burocracia.

CARACTERÍSTICAS Y DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA.

 

CRÍTICAS DIVERSAS A LA BUROCRACIA.

Una cuidadosa valoración crítica de la burocracia lleva a la conclusión de que, a pesar de todas sus limitaciones y restricciones, la burocracia es una de las mejores alternativas de organización, probablemente muy superior a otras que se intentaron durante el siglo XX.

·         Aunque Weber reconoció la importancia de la estructura informal, no la incluyó en su tipo ideal de burocracia. Los miembros son percibidos como seguidores de normas y procedimientos, pero más en un sentido altamente mecanicista que como criaturas que establecen relaciones sociales. " La organización burocrática está influenciada por factores unidos al comportamiento humano, que no fueron tenidos en cuenta por Weber. Merton, al estudiar las disfunciones de la burocracia, buscó mostrar cómo la forma burocrática influye en la personalidad de sus miembros y estimula una adhesión inflexible a las normas y reglamentos, por mero y rígido respeto a éstos, que dejan de ser medios y se con- vierten en fines en sí mismos, desviando los objetivos de la organización. Selznick, al estudiar el modelo burocrático, sugiere modificaciones y destaca, en especial, la delegación de autoridad y el mantenimiento de la organización como sistema adaptable y cooperativo. Gouldner, al investigar las dimensiones burocráticas, mostró que los mecanismos burocráticos originan ciertas formas de liderazgo y control autoritarios que conducen a consecuencias disfuncionales para la organización.

·         Las distinciones de Weber entre tipos de autoridad son exageradas, aunque el maestro haya discutido la "combinación de diferentes tipos de autoridad". Como sugirió Etzioni, existen muchos tipos mixtos, como algunas organizaciones semitradicionales y semiburocráticas que existieron en el antiguo Egipto, en la China imperial y en el Bizancio medieval.

·         En la organización, el conflicto interno se considera altamente indeseable. De hecho, se supone que el conflicto no debe existir en un conjunto de estructuras integradas racionalmente, en que las personas siguen comportamientos preestablecidos.

·         El concepto objetivos organizacionales presenta una variedad de cuestionamientos: ¿son válidos sólo los objetivos determinados por escrito en documentos oficiales? ¿O también son válidos los objetivos establecidos en forma verbal? Si se establecen verbalmente, ¿quién debe hacerlo? ¿Qué grado de consenso debe considerarse acerca de los objetivos?

CONCLUSIÓN.

De manera general, podemos concluir que la teoría weberiana se asemeja a la teoría clásica de la organización en cuanto al énfasis puesto en la eficiencia técnica y en la estructura jerárquica de la organización, así como en el predominio de la organización empresarial, proponiendo una solución al problema. Con todo, ambas teorías presentan ciertas diferencias entre sí:

·         La teoría clásica se preocupó por detalles como amplitud óptima del control, asignación de autoridad y responsabilidad, número de niveles jerárquicos, agrupación de funciones, etc., mientras que la teoría de Weber se preocupó más por los grandes- esquemas de la organización y su explicación.

·         En cuanto al método, los autores clásicos utilizaron un enfoque predominantemente deductivo, mientras que Weber es esencialmente inductivo.

·         La teoría clásica se refiere casi exclusivamente a la moderna organización empresarial, mientras que la teoría de Weber es parte integrante de una teoría general de la organización social y económica.

·         La teoría clásica presenta una orientación normativa y prescriptiva, mientras que la orientación de Weber es más descriptiva y explicativa.

Al comparar la teoría de Weber con las de Taylor y Fayol, dentro de una simplificación didáctica, puede decirse que:

·         Taylor buscaba medios y métodos científicos para realizar el trabajo rutinario de las organizaciones. Su mayor contribución fue para la gerencia.

·         Fayol estudió las funciones de dirección. Su mayor contribución fue para la dirección.

·         Weber se preocupó por las características, el crecimiento y las consecuencias de la burocracia. Su mayor contribución fue para la organización en general.

Los tres se ocuparon de lo que podría llamarse componentes estructurales de la organización.

La dificultad se presenta porque no todos piensan de la misma manera.

TEORIA ESTRUCTURAL

La teoría estructuralista se concentra en el estudio de las organizaciones, principalmente en su estructura interna y en su interacción con otras organizaciones a las que concibe como unidades sociales.

Las burocracias conforman un tipo específico de organización denominado organizaciones formales, constituyen una forma de agrupamiento social, creado con el propósito de alcanzar un objetivo específico. Las organizaciones formales se caracterizan por: normas, reglamentos y estructuras jerárquicas, que rigen las relaciones entre sus miembros y permite:

§  Reducir las diferencias individuales entre las personas

§  Obtener ventajas de los beneficios de la especialización

§  Facilitar el proceso de decisión

§  Asegurar la implementación apropiada de las decisiones tomadas

Las burocracias son las organizaciones formales por excelencia. De allí el hecho de que la teoría Estructuralista tenga como principales exponentes a figuras que se iniciaron como teóricos de la burocracia.

RAZONES PARA EL SURGIMIENTO DE LA TEORÍA ESTRUCTURALISTA

§  La oposición surgida entre la Teoría Clásica y la Teoría de las Relaciones Humanas.

§  La necesidad de considerar “la organización como una unidad social y compleja donde interactúa con muchos grupos sociales.

§  La influencia del estructuralismo en las ciencias sociales, que trajo nuevos conceptos para el estudio de las organizaciones sociales.

BIBLIOGRAFÍA.

Chiavenato Idalberto (1999), Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw Hill. Quinta Edición.

Sergio Hernández  y Rodríguez (2005). Administración. Pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. McGraw Hill. Segunda Edición.